Conciliación bancaria automáticay qué revisa una persona

01Qué es una conciliación bancaria y por qué aparecen diferencias

La conciliación bancaria es el informe interno que compara el saldo del banco con el saldo de la contabilidad de la empresa. Explica y documenta cada diferencia entre los dos ¹. Lo prepara la empresa dueña de la cuenta ¹.

Los dos saldos casi nunca coinciden al principio. La empresa se entera de algunos movimientos antes que el banco, y el banco se entera de otros antes que la empresa ¹. Cuando la conciliación queda bien hecha, los dos saldos ajustados son iguales ¹.

De dónde salen las diferencias

Muchas diferencias no son errores. Son movimientos que una de las dos partes ya registró y la otra todavía no, y desaparecen cuando el movimiento termina de pasar ⁴. Otras sí piden registrar algo en la contabilidad ¹.

Los depósitos en tránsito y los cheques pendientes ya están en la contabilidad, así que no piden un registro nuevo. Las comisiones y los errores de captura sí lo piden ¹.

Las transferencias por SPEI dejan un rastro que ayuda a explicar un depósito. El SPEI, la infraestructura de pagos del Banco de México, permite a bancos y otras entidades financieras ofrecer a sus clientes transferencias electrónicas en tiempo real ². Al acreditarse el pago se genera un Comprobante Electrónico de Pago (CEP) ², un buen respaldo para anexar a la conciliación.

02Cómo cruza los movimientos un agente

Un agente de IA opera varios sistemas y sigue instrucciones en lenguaje natural para completar un proceso. En una conciliación opera el portal del banco y el sistema contable que la empresa ya usa, o la hoja de Excel donde lleva sus cuentas, sin cambiar de software. Para la visión completa, empieza por nuestra guía de agentes de IA para empresas en México. Si dudas entre agente, chatbot o RPA, mira la comparación entre agente de IA, chatbot y RPA.

Este es el recorrido, con las reglas que define tu equipo:

1. Reúne los movimientos. Entra al portal del banco con el acceso que tu equipo le autoriza y toma los movimientos del periodo. Después toma los del sistema contable.
2. Empareja lo que coincide. Cruza cada movimiento del banco con un registro contable por importe, fecha y referencia. Lo que coincide queda marcado como conciliado.
3. Busca las parejas menos obvias. Aplica las reglas de tu equipo a casos como un depósito que junta varias facturas o una fecha de valor distinta. Propone la pareja y anota por qué la propone.
4. Clasifica lo que no empareja. Ordena cada diferencia por tipo: depósito en tránsito, cheque pendiente, comisión, importe distinto o movimiento sin identificar.
5. Prepara la conciliación. Arma el cuadro con el saldo del banco, el saldo contable y las partidas que explican la diferencia. Redacta los ajustes y las pólizas que corresponden, pero no los aplica.
6. Entrega y deja registro. Pasa a tu equipo la lista de diferencias con su soporte y guarda lo que hizo en cada paso para que se pueda revisar.

03Qué revisa una persona

El agente prepara la conciliación. Una persona la revisa y decide. La razón es de control interno: una buena práctica separa a quien autoriza una operación, a quien la registra y a quien la revisa, para que nadie controle todas sus partes ³. La guía de control interno del gobierno de Estados Unidos, conocida como Green Book, menciona las conciliaciones y las aprobaciones entre los controles que se aplican a las transacciones ³. En un equipo pequeño, donde una misma persona hace varias cosas, pide diseñar controles alternativos ³.

Una persona revisa cuatro cosas:

• Las diferencias sin explicación. Un depósito que nadie reconoce, un cargo que nadie esperaba o un importe que no cuadra. Las diferencias que persisten o que nadie explica se investigan pronto ⁴. Si parece un error del banco, se le avisa al banco antes de ajustar la contabilidad ⁴.
• Los casos con criterio. Un pago parcial, un depósito que podría corresponder a dos facturas, una descripción ambigua. El agente propone una pareja y explica por qué. La persona decide.
• Los ajustes y las pólizas. Una póliza es el registro con el que la contabilidad asienta un movimiento. Las comisiones, las correcciones y los depósitos por identificar cambian la contabilidad, así que una persona los aprueba antes de registrarlos. Cada ajuste queda con fecha, importe, cuenta y motivo ⁴.
• Lo que pide el contador. Cada contador define qué soporte necesita para el cierre. El agente reúne y ordena el estado de cuenta, los comprobantes y el detalle de cada ajuste, y el contador decide si basta. También él define cómo se trata cada partida en lo fiscal.

Una conciliación de un mes

05Cómo se empieza

Se empieza con un diagnóstico de 30 minutos, sin costo, que se pide por WhatsApp desde el botón al final de esta página. Antes de pedirlo, conviene tener a la mano cómo concilias hoy, con qué sistemas trabaja tu equipo y qué parte del cierre se atora.

El diagnóstico no promete un resultado. Omni Agent es la vertical de agentes de IA de Bancorp y está en Mérida, Yucatán.